Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software HRIS? Ini Penjelasannya

Software HRIS (Human Resource Information System) merupakan terobosan positif, yang perlu diimplementasikan oleh setiap perusahaan di berbagai sektor industri.

Sebab, software HRIS menjanjikan pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) perusahaan yang lebih modern dan praktis. Dengan proses yang jauh lebih sederhana dengan hasil akhir maksimal.

Simak penjelasan lengkapnya pada artikel berikut ini, untuk mengetahui mengapa perusahaan dewasa ini perlu memanfaatkan software HRIS.

Apa Itu Software HRIS.

Software HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang didesain untuk menyimpan, melacak, dan mengelola seluruh data terkait operasi sumber daya manusia sebuah perusahaan.

Lebih rinci, Software HRIS mampu menjalankan tugas pengelolaan mengenai jam kehadiran, manajemen kompetensi serta performa, reimbursement, Learning Management System (LMS), hingga penggajian karyawan perusahaan. Software HRIS juga secara tidak langsung mampu merampingkan dan memaksimalkan proses maupun outcome, atas pengelolaan SDM yang dilakukan oleh HRD perusahaan.   

Dengan kata lain, software HRIS merupakan solusi modern dan menjanjikan dalam memudahkan salah satu tugas HRD yaitu terkait pengelolaan sumber daya manusia perusahaan.     

Alasan Perusahaan Perlu Menggunakan Software HRIS

Penggunaan Software HRIS dianggap penting karena mampu membantu perusahaan, dalam mengurangi biaya sekaligus mengoptimalkan proses pengelolaan SDM-nya. Hal ini karena software HRIS sudah dilengkapi oleh beragam fitur solutif dan suportif.

Di mana masing-masing fitur memiliki peran dalam memudahkan setiap aktivitas HRD, yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Integrasi dan otomatisasi sendiri adalah dua hal utama, yang menjadi prinsip sebuah software HRIS dalam menjalankan tugasnya.

Kedua prinsip tersebut tentu saja sangat menjanjikan, karena menggambarkan suatu proses yang jauh lebih modern, praktis, dan mudah. Itulah alasan mengapa perusahaan masa kini sangat perlu memanfaatkan software HRIS, dalam mengelola atau menjalankan kegiatan manajemen sumber daya manusia.

Jenis Software HRIS

Berdasarkan fungsinya, software HRIS terbagi menjadi 4 jenis yaitu:

1.         Operational HRIS

Jenis software HRIS yang cenderung berkaitan dengan data karyawan internal. Di mana berfungsi untuk menyediakan setiap data yang diperlukan, dalam membuat keputusan SDM penting sekaligus mendukung pengalaman karyawan perusahaan.

2.         Tactical HRIS

Jenis software HRIS yang menyediakan data tertentu untuk membantu penggunanya, dalam membuat keputusan alokasi sumber terkait perekrutan, desain serta analisis pekerjaan, pelatihan dan pengembangan, hingga pengenalan karyawan.

3.         Strategic HRIS

Software HRIS jenis ini lebih berkonsentrasi pada tujuan dan misi sebuah perusahaan, agar dapat berkembang serta tumbuh secara strategis. Strategic HRIS akan memberikan informasi yang jelas dan detail mengenai SDM perusahaan, di mana data tersebut bisa memudahkan proses perencanaan tenaga kerja.

4.         Comprehensive HRIS

Jenis terakhir adalah comprehensive HRIS, di mana menyajikan sistem terintegrasi lengkap yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan data atau file terkait karyawan, detail rekrutmen dan pendidikan pekerja, hingga pengalaman karyawan.

Bisa dibilang, comprehensive HRIS adalah gudang data pusat, yang bertugas untuk menyimpan segala informasi penting mengenai SDM sebuah perusahaan. Adapun data-data yang tersimpan, dapat menjadi bahan dasar perusahaan dalam merencanakan strategi atau keputusan bagi para karyawannya.

Manfaat Software HRIS

Terdapat sejumlah manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan melalui penggunaan software HRIS, di antaranya:

●          Efisiensi dan efektivitas pengelolaan SDM perusahaan menjadi meningkat.

●          Menumbuhkan pengalaman karyawan perusahaan.

●          Menghemat biaya operasi pengelolaan SDM perusahaan.

●          Pengelolaan SDM perusahaan menjadi lebih sederhana dan praktis.

●          Meningkatkan kepatuhan suatu perusahaan terhadap peraturan atau hukum yang berlaku.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Software HRIS?

Setidaknya ada beberapa tanda yang menggambarkan, bahwasanya sebuah perusahaan tengah membutuhkan peran dari software HRIS. Adapun tanda-tanda perusahaan memerlukan software HRIS, antara lain:

●          Jumlah karyawan perusahaan mengalami peningkatan secara signifikan.

●          Menurunnya pengalaman karyawan perusahaan yang mencakup transparansi, akuntabilitas, komunikasi, maupun kolaborasi.

●          Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengintegrasikan berbagai platform, untuk menunjang proses pengelolaan SDM-nya.

Demikian penjelasan mengenai software HRIS pada artikel kali ini. Dengan membaca penjelasan di atas, semoga Anda dapat memahami pentingnya penggunaan software HRIS bagi perusahaan saat ini.

Source: https://www.linovhr.com/contoh-aplikasi-hris/